Sinds de eerste lockdown in het voorjaar van 2020 zijn veel gemeenten, vaak noodgedwongen, overgestapt op het organiseren van online bijeenkomsten. Want online kan iedereen vanuit de woonkamer meedoen, wordt de anderhalve meter keurig gewaarborgd en kunnen inwoners de bijeenkomst makkelijker inpassen in hun agenda.
Maar deze trend roept ook veel vragen op. Want via welke tool moeten deze bijeenkomsten dan georganiseerd worden? En hoeveel mensen kunnen erbij aanwezig zijn? Oftewel, wat moet je wel of juist niet doen om een succesvolle online bijeenkomst te organiseren, waarna inwoners met een goed gevoel hun computer afsluiten? Citisens heeft in het afgelopen jaar voor verschillende gemeenten online bijeenkomsten georganiseerd. We zetten graag onze adviezen op een rijtje om jou op weg te helpen!
TIP 1 | Laat de tool aansluiten bij het doel van de bijeenkomst
Er zijn inmiddels oneindig veel tools beschikbaar om online in gesprek te gaan. Maar elke tool biedt andere functionaliteiten én heeft vaak een andere capaciteit. Bedenk vooraf dan ook goed wat de invulling van de bijeenkomst wordt. Wil je enkel informatie delen en eventuele vragen beantwoorden? Dan is een webinar de beste keuze. Inwoners kunnen vrijblijvend inloggen om te luisteren en vragen stellen via een chatfunctie.
Toch dieper in gesprek met elkaar? Denk dan aan tools zoals Zoom of MS Teams. Als organisator kun je aanwezigen in kleinere groepjes indelen, om zo een verdiepend gesprek aan te gaan. Belangrijk is wel dat alle aanwezigen dan ook toegang moeten hebben tot een microfoon en een webcam.
Bijvoorbeeld: voor een projectontwikkelaar organiseerden wij een informerend webinar, waar ontwikkel- en bouwplannen aan inwoners werden gepresenteerd. Vragen konden gesteld worden via de chat-functie en zoveel mogelijk live beantwoord door de gespreksleider van de avond.
TIP 2 | Bereid je tot in de puntjes voor
Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar voorbereiding wordt online zo mogelijk nóg belangrijker. Stel van tevoren een sessieplan op, waar in staat welke informatie je aanwezigen wilt geven en hoeveel tijd daar voor nodig is. Kijk naar de flow van je plan: is het duidelijk en logisch? Als de avond vooral bedoeld is om informatie te delen, krijgen inwoners op een later moment nog het woord of de mogelijkheid om te reageren?
Plan een aantal dagen vóór de online sessie alvast een technische doorloop. Kom samen met alle sprekers en moderatoren in de tool waarvoor jullie gekozen hebben. Loop het sessieplan door, test of alle techniek naar behoren werkt en maak duidelijke afspraken over de rolverdeling.
Bijvoorbeeld: bij gemeente Amsterdam werd aan het einde van een online bijeenkomst een e-mailadres genoemd. Deelnemers die het gevoel hadden dat zij zich onvoldoende konden uitspreken, konden via die weg contact opnemen met het onderzoeksteam. De digitale variant van een comment card.
TIP 3 | Nodig publiek op tijd uit
Inwoners kunnen vanuit hun eigen huis deelnemen aan online bewonersavonden en zijn misschien flexibeler. Toch is het belangrijk hen ruim van tevoren uit te nodigen. Hoe eerder inwoners op de hoogte zijn van het evenement, hoe meer ook zij het enthousiasme ervoor kunnen aanwakkeren. Vertel in de uitnodiging duidelijk wat deelnemers uit de bijeenkomst kunnen halen: worden ze enkel geïnformeerd, kunnen ze vragen stelen of gaan zij in gesprek met andere inwoners?
TIP 4 | Regel een technische host
Stel iemand beschikbaar die zich 100% op de techniek van de online sessie kan richten. Iemand die goed bekend is met de technische aspecten van de tool die je gebruikt en het script. Wijs aanwezigen erop dat ze ruim van tevoren deel terecht kunnen in de digitale omgeving, zodat technische problemen tijdig verholpen kunnen worden. Vermeld bijvoorbeeld een telefoonnummer in de uitnodiging dat mensen kunnen bellen wanneer zij tegen technische problemen aanlopen. Werkt de microfoon niet, of hebben mensen geen geluid? Beantwoord deze vragen vóór aanvang van de bijeenkomst zodat iedereen goed kan opletten als het nodig is.
Bijvoorbeeld: in de gemeente Lochem konden inwoners een half uur voor aanvang inloggen. Bij technische problemen konden zij bellen of een whatsapp bericht sturen naar 2 technische hosts. Zo werden aanwezigen persoonlijk geholpen bij problemen en kon de bijeenkomst op tijd beginnen.
Nieuwsgierig naar hoe je deze tips direct kunt toepassen in jouw dagelijkse praktijk? Neem dan contact met ons op via hallo@citisens.nl.