Samenwerken met inwoners was de gemeente Oegstgeest niet vreemd. Toch was er bij zowel inwoners als bestuur en organisatie behoefte aan meer duidelijkheid: wat kunnen we van elkaar verwachten? Wie heeft welke rol en taak? Collega Sander Engelen was de procesregisseur van het opstellen van een participatieleidraad in de gemeente. We vroegen hem naar het succes. Zijn tip: het proces om te komen tot een participatieleidraad of -kader, is op zichzelf al een participatieproces. Denk dus goed na hoe je dat proces vormgeeft.
Participatiekader niet alleen voor Omgevingswet
“De komst van de Omgevingswet is voor veel gemeenten aanleiding of noodzaak om bezig te gaan met een participatiekader. In Oegstgeest was dat juist niet het geval. Vanuit een bestaande participatietraditie, was er behoefte aan meer duidelijkheid over de wijze waarop de gemeente en inwoners samenwerken. Een Leidraad voor participatie werd opgesteld. Deze Leidraad vormt het startpunt van een brede participatievisie. Op dit moment vindt er een verdiepingsslag plaats, waarbij er ingezoomd wordt op de Omgevingswet. En dat is belangrijk bij het opstellen van een participatiekader: het heeft betrekking op veel meer dan de Omgevingswet. Laat die dus een aanleiding zijn, maar niet het uitgangspunt. Zorg dat het op te stellen participatiekader van toepassing is op alle domeinen; van Ruimtelijke Ordening tot het Sociaal Domein.”
Opstellen van een participatiekader als participatieproces
“Wat ik sterk vind aan het proces in Oegstgeest, is dat er goed nagedacht is over de vormgeving ervan. Het samen maken van een participatieleidraad is in zichzelf ook een participatieproces. Het is dus zaak dit zorgvuldig vorm te geven en te zorgen voor draagvlak van inwoners en bestuur en organisatie. We hebben hen dan ook in de verschillende stappen intensief betrokken. Inwoners konden meedenken over wat er goed ging en beter kan bij de vorige participatieprocessen, maar ook wat ze in de toekomst zouden willen. Hieruit bleek bijvoorbeeld dat inwoners vaak een terugkoppeling van de gemeente missen als zij betrokken zijn geweest. Maar ook raad, college en organisatie zijn in verschillende sessies betrokken. Het belang van een zorgvuldig proces met voldoende draagvlak, maakte dat we er bijna een jaar de tijd voor genomen hebben.”
Mooie basis voor komende trajecten
“Het is geen makkelijk proces. Er komen verschillende belangen bij elkaar. De wensen lopen uiteen: geeft de raad inhoudelijke kaders mee aan een participatietraject? Moeten raadsleden bij inwonersbijeenkomsten zijn? En is de raad verplicht de uitkomst van een traject te volgen? Als procesregisseur moest ik ervoor zorgen dat te midden van al die verschillende belangen er een breed gedragen Leidraad zou komen. Dat vraagt om politiek-bestuurlijke sensitiviteit, kennis van de inhoud, maar ook een soort bemiddelende rol, waarbij ik ervoor moest zorgen dat die belangen bij elkaar zouden komen. Dat vroeg ook van mij om af en toe streng te zijn: wat komt er wel en niet in het stuk? Uiteindelijk heeft het geleid tot een Leidraad die kan rekenen op veel draagvlak bij zowel inwoners als raad. bestuur en organisatie. En de positieve energie die er was bij het creëren van de leidraad gaf momentum om hem verder uit te werken en te verdiepen aan de hand van pilots. Maar de positiviteit en het eigenaarschap dat door de verschillende betrokkenen gevoeld wordt, is vooral een mooie basis voor volgende participatietrajecten.”